Stoot × Neue Klinik · Salesforce

Reunião 05/08 · Decisões e próximos passos

Resumo operacional do encontro Stoot & Neue × Salesforce: os alinhamentos sobre a estrutura do CRM, a migração do WhatsApp, as integrações técnicas, os testes da jornada e as responsabilidades combinadas para a continuidade do projeto.

Decisões da reunião

  • Acesso da equipe da Neue Klinik ao canal compartilhado do Slack ajustado por convidados no workspace da Stoot, com autenticação em dois fatores
  • O site do projeto continuará sendo o ponto de consulta para jornadas, memorandos, referências do funil e documentação técnica
  • O número de WhatsApp dedicado ao tráfego pago será o primeiro candidato à migração, por representar menor risco para a operação da clínica
  • Antes da migração, backup presencial com o celular conectado por USB a um computador no escritório da Stoot, com acompanhamento de suporte técnico
  • Dados estritamente médicos e clínicos permanecem no Controle Odonto; o Salesforce gerencia a jornada do paciente, o atendimento e as métricas administrativas
  • A base histórica de leads poderá ser trabalhada com mensagens de reativação; com novas respostas, os registros serão enriquecidos e reinseridos na jornada ativa
  • Visita de cliente oculto reagendada devido ao problema no raio X panorâmico; o processo de remarcação será observado como parte da experiência de atendimento

Pendente de decisão ou validação

  • Verificar se a origem de leads e campanhas pode ser preservada ou identificada automaticamente quando o contato chega pelo WhatsApp
  • Definir a data exata da primeira migração e o sequenciamento entre validação dos campos, integração de dados e entrada do número na nova plataforma
  • Confirmar quais dados podem ser extraídos do Controle Odonto por API ou pelo portal técnico
  • Definir quais campos são realmente indispensáveis no primeiro momento, equilibrando qualidade dos dados e esforço de preenchimento
  • Validar os limites de histórico e de arquivos de mídia no processo de backup e na operação pela API oficial

Integrações técnicas

  • WhatsApp ↔ Salesforce: a migração exige backup prévio e remoção da conta atual do dispositivo; depois do backup, ativação técnica estimada em 40 a 60 minutos
  • Backup do WhatsApp: bases antigas podem exigir várias horas ou até um dia; o histórico textual pode ser recuperado, mas imagens, vídeos e áudios não são garantidos na importação
  • Controle Odonto ↔ Salesforce: a integração deve cruzar os dados existentes com os números de telefone das conversas para reduzir duplicidades e evitar pacientes conhecidos como leads desconhecidos
  • Campanhas ↔ WhatsApp: rastrear automaticamente campanha, anúncio ou canal de origem ainda depende de pesquisa na documentação oficial
  • Usuários: para os acessos iniciais serão necessários nome e e-mail; a senha será definida ou recebida pelo próprio usuário

Parâmetros da operação

  • O número de tráfego pago foi escolhido como piloto por gerar menor impacto sobre o funcionamento diário da clínica
  • A migração ganhou urgência porque o WhatsApp tradicional limita o acesso simultâneo e uma equipe externa deverá apoiar o atendimento
  • A comunicação precisa manter linguagem humana, acolhedora e profissional, sem ficar engessada ou excessivamente fria
  • A automação deve apoiar o trabalho humano, identificando quedas de agendamento, comparecimento ou fechamento e disparando ações adequadas
  • Leads antigos continuam relevantes: em tratamentos como implantes, a decisão pode ser postergada por medo, prioridade financeira ou falta de apoio familiar
  • A coleta de dados deve privilegiar informações que ajudem a compreender público, conversão, ticket médio e desempenho por profissional, evitando campos sem uso claro

Próximos passos · por responsável

Neue Klinik
  • Revisar o documento técnico e validar o esqueleto inicial, os campos e as jornadas propostas
  • Informar nome e e-mail dos usuários da equipe externa que precisarão acessar a plataforma
  • Combinar a ida ao escritório da Stoot com o celular e o cabo USB para o primeiro backup acompanhado
  • Informar quando o equipamento de raio X panorâmico estiver reparado para permitir a nova visita presencial
João
  • Pesquisar na documentação oficial a compatibilidade de telefone fixo com a API do WhatsApp
  • Verificar as possibilidades de rastreamento da origem de campanhas em contatos iniciados pelo WhatsApp
  • Confirmar o software e orientar o procedimento de backup
  • Avançar na integração com o Controle Odonto e no cruzamento dos registros pelo número de telefone
  • Preparar os acessos e a migração do primeiro número após os alinhamentos técnicos
Vinicius
  • Investigar o portal e a API do Controle Odonto para identificar dados úteis que possam ser extraídos
  • Ajustar o esqueleto dos campos conforme o retorno da Neue Klinik
  • Publicar o memorando da reunião de 05/08 no site do projeto
Rafael
  • Reagendar a visita à clínica e observar o processo de remarcação e suporte
  • Repetir o teste da jornada como cliente oculto, do primeiro contato ao agendamento, quando o novo fluxo estiver disponível
Grupo
  • Revisar as jornadas e os campos propostos, registrar dúvidas e feedbacks e centralizar os alinhamentos no Slack
Fonte: anotações e transcrição da reunião Stoot & Neue · Salesforce, 05/08/2026 (Gemini). Documento de trabalho · memória do encontro, sujeito a validações e ajustes durante a implementação. As informações vigentes devem ser consultadas nas jornadas e na documentação técnica do projeto.